İlk e-postanın amacı: yanıt almak
Tanıtım e-postası satış yapmaz, fiyat vermez, katalog da okutmaz. Tek amacı alıcının kısa bir yanıt yazmasıdır. Bu yanıt “Teknik föyü gönderin” olabileceği gibi “Bu konuya satın alma bölümümüz bakıyor” da olabilir; ikisi de yazışmayı sürdürür.
Bu yüzden ilk e-posta kısa tutulur. İlk iki cümle alıcıya neden ona yazıldığını söylemelidir; söylemiyorsa mesajın geri kalanı büyük olasılıkla okunmaz. Ek dosya da konmaz: tanımadığı bir göndericiden gelen ek, alıcının güvenlik filtresinde kalabilir. Katalog, ilk yanıttan sonra ve alıcının istediği biçimde gönderilir.
Tanıtım e-postası, ürününüzü aramayan ama kullanan firmalara ulaşmanın yoludur. Ürün hedef pazarda aranıyorsa alıcı zaten arama yapar ve önce reklam öne geçer; hangi yolun önde gideceğine nasıl karar verildiğini ihracatta müşteri bulma yöntemleri rehberinde anlatıyoruz.
| Parça | İşi | Örnek | Uzunluk |
|---|---|---|---|
| Konu satırı | Alıcının işini ya da ürününü anar | Brake pads for your van fleet | 4 ile 8 kelime |
| Neden siz | Alıcı hakkında yapılan araştırmayı tek cümlede gösterir | Your workshops in Lyon service more than 300 delivery vans. | 1 cümle |
| Ne sunuyorsunuz | Alıcının işine değen tek bir farkı söyler | Approved under UN Regulation No. 90, with a fitting list for every van model we cover. | 1 ile 2 cümle |
| Tek soru | Evet, hayır ya da bir isimle yanıtlanabilir | Would the fitting list for your three main van models be useful, or does someone else handle parts sourcing? | 1 cümle |
| İmza ve çıkış | Göndereni tanıtır; adresin kaynağını ve listeden çıkma yolunu söyler | Ad, unvan, firma, telefon, web sitesi; en altta çıkma cümlesi | 4 ile 5 satır |
Doğru yetkili ve konu satırı
Firmada kime yazılır
Bir sanayi ürününün satın alma kararına birkaç kişi katılır. Ürünü kullanan birim teknik uygunluğa, satın alma birimi fiyata ve teslim süresine bakar. Bu yüzden bir firmada iki ya da üç yetkili belirlenir ve her birine kendi işine göre yazılır. info@ gibi genel adresler çoğu zaman karar vereni bulmaz. Kişisel iş adresi gönderimden önce doğrulanır; geçersiz adrese giden her e-posta, gönderen alan adının itibarını düşürür.
| Alıcı tipi | Kime yazılır | Onun baktığı | E-postada öne çıkan |
|---|---|---|---|
| Ürünü kendi işinde kullanan firma (ör. filo bakım firması) | Bakım müdürü, atölye şefi, teknik satın alma | Araç uyumu, onay belgesi, sürekli tedarik | Araç listesi, belge, numune |
| Ürünü stoklayıp satan firma (yedek parça distribütörü) | Satın alma müdürü, ürün grubu yöneticisi | Fiyat, stok, teslim süresi, kâr payı | İkinci tedarik kaynağı, teslim şekli, fiyat |
| Ürünü ihaleyle alan firma (ör. otobüs işletmesi) | Teknik satın alma sorumlusu, ihale birimi | İhale belgeleri, onaylı tedarikçi listesi | İhale belgeleri, kararı kimin verdiği |
Konu satırı
Konu satırı, e-postanın açılıp açılmayacağını belirler. Sizin firmanızı değil, alıcının işini ya da ürününü anar; firma adınız gönderen adında zaten görünür.
| Zayıf | Güçlü | Fark |
|---|---|---|
| Best Quality Brake Pads From Turkey!!! | Brake pads for your van fleet | Büyük harf ve ünlem reklam gibi okunur; ikincisi alıcının işini anar |
| Cooperation proposal | Second source for van brake pads | “İş birliği” alıcıya bir şey söylemez; ikincisi ne sunulduğunu söyler |
| Re: Our meeting | R90 documents for your bus tenders | Olmayan bir yazışmayı taklit eden önek alıcıyı yanıltır ve mesajın geri kalanına duyulan güveni azaltır |
İngilizce tanıtım maili örnekleri
Aşağıdaki üç e-posta, fren balatası üreten bir firmanın Lyon’daki üç farklı alıcı tipine yazdığı ilk mesajlardır. Üçünün yapısı aynıdır; değişen, alıcının işine değen cümledir. Örnekler yapıyı göstermek için İngilizcedir; biz yazışmayı alıcının kendi dilinde yürütüyoruz.
ÖrnekFren balatası üreticisi. Firmalar, kişiler ve yazışmalar gerçek bir çalışmadan alınmamıştır.
Ürünü kendi işinde kullanan firma: filo bakım firması, Lyon · Bakım müdürü
Subject: Brake pads for your van fleet
Dear Ms Durand,
Your website shows that your workshops in Lyon service more than 300 vans for delivery and utility fleets.
We manufacture brake pads for cars and light commercial vehicles in Türkiye. Our pads are approved under UN Regulation No. 90, and we publish a fitting list for every van model we cover.
Would the fitting list for your three most common van models be useful for your team, or does someone else handle parts sourcing?
Best regards,
Deniz Aksoy
Export Sales Manager, [Firma adı]
[Telefon] · [Web sitesi]
I found your address on your company website. If you would rather not hear from us, reply "no" and we will not write again.
İlk cümle alıcının kendi ürününü anar. İkinci paragraf ürün aralığını ve bir bakım müdürünün ilk soracağı iki belgeyi (onay ve uyumluluk listesi) verir, fiyat vermez. Soru iki kolay yanıta açıktır: “gönderin” ya da “şu kişiye yazın”. Son satır adresin kaynağını ve listeden çıkma yolunu gösterir.
Ürünü stoklayıp satan firma: yedek parça distribütörü, Lyon · Satın alma müdürü
Subject: Second source for van brake pads
Dear Ms Girard,
Your online catalogue lists brake pads from two European brands for the most common vans on French roads.
We are a brake pad manufacturer in Türkiye. We can quote in euros, deliver to Lyon on DAP terms and supply French-language fitting lists for every reference we ship.
Would it be worth comparing our prices with your current source for your twenty highest-volume references?
Best regards,
Deniz Aksoy
Export Sales Manager, [Firma adı]
[Telefon] · [Web sitesi]
I found your address on your company website. If you would rather not hear from us, reply "no" and we will not write again.
Distribütör yeni bir marka değil, güvenilir ikinci bir tedarik kaynağı arar. E-posta bu yüzden ticari koşulları öne çıkarır: para birimi, teslim şekli (DAP), alıcının dilinde belge. Soru küçük ve somut bir iş önerir: yalnızca en çok satılan yirmi referans için fiyat karşılaştırması.
Ürünü ihaleyle alan firma: otobüs işletmesi, Lyon · Teknik satın alma sorumlusu
Subject: Brake pads for your city bus fleet
Dear Mr Lambert,
Your website lists the city and intercity bus lines your company runs in the Auvergne-Rhône-Alpes region.
For operators like yours, we supply bus brake pads with the documents usually needed at tender stage: R90 approval certificates, test reports and batch traceability.
For your next maintenance tender, are brake pads chosen by your team or specified in the tender documents?
Best regards,
Deniz Aksoy
Export Sales Manager, [Firma adı]
[Telefon] · [Web sitesi]
I found your address on your company website. If you would rather not hear from us, reply "no" and we will not write again.
Otobüs işletmesinde balata kararı çoğu zaman ihaleden önce verilir: onaylı tedarikçi listesinde (approved vendor list) ya da ihale şartnamesinde. Soru bu yüzden karar sürecini sorar; gelen yanıt, bir sonraki e-postanın kime gideceğini belirler.
Takip e-postaları ve aralıkları
Bir e-posta gönderim aracının 2025 yılı platform verisinde yanıtların yüzde 42’si ilk e-postadan sonraki adımlardan geliyor; aynı rapor adımlar arasında üç ile dört gün öneriyor. Her takip adımı alıcıya yeni bir bilgi verir; “e-postamı gördünüz mü” sorusu bu bilgiyi taşımaz.
Biz her yetkiliye üç ya da dört adımlık bir yazışma dizisi (sequence) hazırlıyor, adımları birkaç gün arayla gönderiyoruz. Yanıt gelince dizi durur ve yazışma firmanın kurumsal adresinden sürer. Olumsuz yanıt veren ya da listeden çıkmak isteyen kişiye bir daha yazılmaz; kaydı da o gün silinir.
| Adım | Gün | Kanal | İçerik |
|---|---|---|---|
| 1 | 1. gün | E-posta | İlk e-posta: neden siz, tek fark, tek soru |
| 2 | 4. gün | E-postayı gönderen yetkilinin kendi profilinden bağlantı isteği; not ya boş kalır ya da tek cümledir | |
| 3 | 8. gün | E-posta | Aynı yazışmanın içinden, yeni bir bilgiyle: teknik föy, benzer bir uygulama, numune önerisi |
| 4 | 12. gün | E-posta | Kısa kapanış: konu başka birindeyse kime yazılacağını sorar; dizi burada durur |
Bu takvim, Fransa gibi önceden iznin her durumda zorunlu olmadığı ülkeler içindir ve ülke tablosundaki koşullara bağlıdır. İzin arayan ülkelerde dizinin tamamı izne bağlıdır; Almanya’da LinkedIn mesajı da aynı kurala girer (aşağıdaki tablo).
Üçüncü adım: ikinci e-posta
Subject: Re: Brake pads for your van fleet
Dear Ms Durand,
Here is the one-page fitting list for your three most common van models, with our R90 approval numbers: [bağlantı]
If a sample set would help your workshop compare wear on two vans, we can send one to Lyon.
Best regards,
Deniz Aksoy
Dördüncü adım: kapanış
Subject: Re: Brake pads for your van fleet
Dear Ms Durand,
I will not write again on this topic. If parts sourcing sits with a colleague, I would be grateful for their name.
Best regards,
Deniz Aksoy
İkinci e-posta ilk mesajın konu satırını korur; alıcı iki mesajı aynı yazışmada görür ve ek yerine bir bağlantıyla numune önerisi alır. Kapanış e-postası baskı kurmaz, yalnızca doğru kişiyi sorar.
Satmak istediğiniz firmalar belli ve sayıca sınırlıysa, bu firmalara yazışmanın yanında reklam, özel sayfa ve fuarla da aynı dönemde ulaşılır; bu yaklaşımı hedef firma pazarlaması sayfasında anlatıyoruz.
Ülkelere göre izin kuralları
Tanıtım e-postasının kuralı alıcının ülkesine göre değişir. Aşağıdaki tablo, en sık yazılan beş AB ülkesinde nasıl çalıştığımızı ve buna dayanak olan kuralı gösterir. Hukuki görüş değildir; kurallar değişebildiği için gönderimden önce güncel metne bakıyoruz.
| Ülke | Firmalar arası tanıtım e-postası | Dayanak | Biz nasıl çalışıyoruz |
|---|---|---|---|
| Fransa | Fransız veri koruma kurumu CNIL’e göre firmalar arası tanıtımda önceden izin her durumda zorunlu değildir. İletişim kişinin mesleki faaliyetiyle ilgili olmalı; kişi, verisinin kaynağı ve mesajın amacı konusunda bilgilendirilmeli, yeni mesajlara kolayca itiraz edebilmelidir. “Fransa’da izin gerekmez” şeklinde genel bir sonuç çıkarılmamalıdır. CNIL bu gönderimin meşru menfaate (legitimate interest) dayandırılabileceğini belirtiyor. | CNIL rehberi (10 Haziran 2026); Posta ve Elektronik Haberleşme Kanunu (CPCE) m. L.34-5 | Yalnızca alıcının işiyle ilgili konuda yazıyoruz. İlk e-postada adresin kaynağını söylüyor, her e-postada listeden çıkma yolunu veriyoruz. |
| Almanya | E-postayla reklam, alıcı bir firma olsa da önceden ve açık izin ister. Dar bir istisna yalnızca daha önce satış yapılmış müşteri içindir; fuarda tanışılan ya da hiç satış yapılmamış firma bu istisnaya girmez. | Haksız Rekabet Kanunu (UWG) § 7/2 bent 2 ve § 7/3 | İzin kaydı olmayan yetkiliye tanıtım e-postası göndermiyoruz; alıcıya fuar ve reklamla ulaşıyoruz. |
| Almanya · LinkedIn | Hamm Yüksek Eyalet Mahkemesi 3 Mayıs 2023 tarihli kararının gerekçesinde LinkedIn, Xing, Facebook ve WhatsApp mesajlarını da e-postayla aynı kurala bağlı “elektronik posta” saydı. | OLG Hamm, 18 U 154/22 (gerekçe, paragraf 45) | Almanya’daki yetkililere LinkedIn üzerinden de izinsiz tanıtım mesajı göndermiyoruz. |
| Polonya | 10 Kasım 2024’ten beri ticari bilgi ve doğrudan pazarlama, alıcı tüzel kişi olsa da önceden izin ister. Eski kural yalnızca gerçek kişileri koruyordu. Mevcut müşteri istisnası yoktur. | Elektronik Haberleşme Kanunu (PKE) m. 398 | Önceden izin olmadan e-posta göndermiyoruz; alıcıya fuar ve reklamla ulaşıyoruz. |
| Romanya | E-postayla ticari ileti önceden açık izin ister; kural tüzel kişi abonelere de uygulanır. Dar bir istisna, satış sırasında adresi alınmış müşteri içindir. | Kanun 506/2004 m. 12 (fıkra 1, 2 ve 4) | Önceden izin olmadan e-posta göndermiyoruz. |
| Hollanda | Tanıtım e-postası tüzel kişiye de önceden izin ister. İstisnalar dardır: alıcının bu amaçla belirleyip yayımladığı adres ve mevcut müşteri. Hollanda’nın düzenleyici kurumu, firma sitelerinde yayımlanan genel iş adreslerinin bu istisnaya girmediğine 2012’de karar verdi. | Telekomünikasyon Kanunu m. 11.7 (fıkra 1, 3 ve 4) | Önceden izin olmadan e-posta göndermiyoruz. |
| Her AB ülkesinde | Adresin nereden alındığı en geç ilk e-postada söylenir. İtiraz hakkı ilk e-postada, diğer bilgilerden ayrı gösterilir. İtiraz eden kişinin verisi bu amaçla bir daha işlenmez. | GDPR m. 14/2-f, 14/3-b, 21/2–4 | Her e-postanın son satırı adresin kaynağını ve çıkma yolunu söyler. |
İzin arayan ülkelerde alıcıya reklamla ya da fuarda, standda kaydedilen izinle ulaşıyoruz. Fuarda tanışılan kişiye yazılacak e-postayı fuar sonrası teşekkür maili rehberinde anlatıyoruz.
Gönderim adresi ve ayrı alan adı
Tanıtım e-postası firmanın kurumsal alan adından gönderilmez. Toplu gönderim, alan adının e-posta sağlayıcıları gözündeki itibarını etkiler; itibar düştüğünde olağan teklif yazışmaları da spam klasörüne düşmeye başlar. Biz bu yüzden e-postaları firmanın adına bu iş için alınan ayrı bir alan adından gönderiyoruz. Kurumsal alan adı hiçbir gönderimde kullanılmaz; yanıt veren firmayla yazışma kurumsal adresten sürer.
Ayrı alan adında üç iş yapılır:
| İş | Ne demek | Neden |
|---|---|---|
| Gönderici kimlik doğrulaması (SPF, DKIM, DMARC) | Alan adının kayıtlarına, e-postanın gerçekten o alan adından gönderildiğini gösteren üç kayıt eklenir | Gmail bütün göndericilerden SPF ya da DKIM ister; günde 5.000’den fazla e-posta gönderenlerden üçünü birden ister |
| Kademeli artırma (warm-up) | Günlük gönderim sayısı birkaç hafta içinde azdan çoğa artırılır | İlk günden tam hacimle kullanılan yeni bir alan adı, sağlayıcıların gözünde şüpheli görünür |
| Şikâyet oranını izlemek | Alıcıların e-postayı spam olarak işaretleme oranı izlenir | Gmail bu oranın yüzde 0,3’ün altında kalmasını istiyor |
Bizim çalışmamızda alan adı kurulumun başında alınır. İlk gönderim üçüncü haftada ve düşük hacimle başlar; hacim dördüncü ile altıncı hafta arasında tam düzeyine ulaşır. Gönderim altyapısını yurt dışı müşteri bulma çalışmalarında nasıl kurduğumuzu hizmet sayfasında anlatıyoruz.
Göndermeden önce kontrol listesi
Göndermeden önce kontrol listesi
Tanıtım e-postasını göndermeden önce bakılacak sekiz madde, işaretlenecek kutularıyla; tek sayfa.
PDF · 125 KB
Sık sorulan sorular
Tanıtım maili nasıl hazırlanır?
Önce alıcı araştırılır: firmanın ne ürettiği, ürününüzü nerede kullandığı ve firmada kime yazılacağı. E-posta sonra beş parçayla yazılır: konu satırı, neden siz, tek fark, tek soru, imza ve çıkış cümlesi. Göndermeden önce alıcının ülkesinin izin kuralına bakılır.
İngilizce firma tanıtım yazısı ile tanıtım e-postası aynı şey mi?
Değil. Firma tanıtım yazısı (company profile) web sitesinde, katalogda ya da teklif dosyasında durur; firmanın geçmişini, kapasitesini, sertifikalarını ve ürün gamını anlatır. Tanıtım e-postası tek bir alıcıya yazılır ve onun işiyle başlar. Tanıtım yazısı, alıcı ilk yanıtında daha fazla bilgi istediğinde gönderilen belgedir.
İhracat mail örnekleri olduğu gibi kullanılabilir mi?
Yapısı kullanılabilir, metni kullanılmamalıdır. Bir e-postayı yanıta yaklaştıran, alıcıya özel ilk cümle ile alıcının işine değen fark cümlesidir; bu iki cümle her alıcı için yeniden yazılır. Aynı metnin çok sayıda adrese gitmesi, e-posta sağlayıcılarının toplu gönderim olarak değerlendirdiği bir düzen de oluşturur.
Fransız bir firmaya İngilizce mi yazılmalı?
İngilizce yazılabilir, ama alıcının kendi dilindeki e-posta onun işine daha yakın durur. Biz Fransa’daki yetkiliye Fransızca yazıyoruz; teknik bilgilerin doğruluğunu üretici firma onaylar. Alıcı İngilizce yanıt verirse yazışma İngilizce sürer.
Tanımadığımız bir firmaya e-posta göndermek her ülkede serbest mi?
Değil. Fransa’da CNIL’e göre önceden izin her durumda zorunlu değildir. İletişim kişinin mesleki faaliyetiyle ilgili olmalı; kişi, verisinin kaynağı ve mesajın amacı konusunda bilgilendirilmeli, yeni mesajlara kolayca itiraz edebilmelidir. Almanya, Polonya, Romanya ve Hollanda ise alıcı bir firma olsa da önceden izin arar. Bu ülkelerde izinsiz e-posta göndermiyoruz; kurallar ve çalışma biçimimiz yukarıdaki tabloda.
Yanıt gelmezse kaç kez yazılmalı?
Biz ilk e-postadan sonra bir LinkedIn bağlantı isteği ve iki e-posta daha gönderiyoruz; dizi on ikinci günde durur. Yanıt vermeyen firmaya ancak yeni bir gerekçe doğduğunda, örneğin yeni bir ürün ya da fuar randevusu için yeniden yazılır.
Kaynaklar
Erişim: 26 Eylül 2026
- CNIL (Fransa), La prospection commerciale par courrier électronique, SMS, MMS et automate d’appel, 10 Haziran 2026
- CNIL (Fransa), Communication électronique : quelles règles ?, 10 Haziran 2026
- Fransa, Code des postes et des communications électroniques (CPCE), m. L.34-5
- Almanya, Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), § 7, son değişiklik 12 Mayıs 2026
- OLG Hamm (Hamm Yüksek Eyalet Mahkemesi), 18 U 154/22, Beschluss, paragraf 45, 3 Mayıs 2023
- Polonya, Prawo komunikacji elektronicznej, Dz.U. 2024 poz. 1221, m. 398 ve m. 2, birleşik metin 7 Temmuz 2026
- Polonya, Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Dz.U. 2024 poz. 1513, m. 10
- ANSPDCP (Romanya veri koruma kurumu), Legea 506/2004, m. 12 (1), (2), (4)
- Hollanda, Telecommunicatiewet, m. 11.7, 15 Ağustos 2026’dan itibaren geçerli metin
- OPTA (Hollanda), Companeo ceza kararı, OPTA/ACNB/2012/202237, 2012
- Avrupa Birliği, Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR), m. 14/2-f, 14/3-b, 21/2–4, gerekçe 47
- Google Workspace, Email sender guidelines
- Instantly, Cold Email Benchmark Report 2026, 12 Ocak 2026