Görüşmenize uygun e-posta örneğini seçin
Önce ziyaretçinin ne istediğine bakın. Sıcak, orta ve genel ayrımı, mesajın içeriğini belirlemek içindir; tek başına e-posta gönderme izni anlamına gelmez.
| Görüşme tipi | Stantta ne oldu? | İlk mesajın amacı |
|---|---|---|
| Sıcak | Fiyat, teklif, numune veya belirli bir belge istendi. | İstenen bilgiyi göndermek ve kararlaştırılan sonraki adımı netleştirmek. |
| Orta | Ürünle ilgilenildi, ihtiyaç konuşuldu; somut bir gönderim talebi oluşmadı. | Görüşülen ihtiyaca dönmek ve devam etmek için gerekli tek bilgiyi sormak. |
| Genel | Kısa görüşüldü, bir ürüne bakıldı veya kartvizit bırakıldı. | Gönderim koşulları uygunsa görüşmeyi kısa biçimde hatırlatmak. |
Randevusu olup standa gelemeyen kişilere, görüşme gerçekleşmiş gibi teşekkür etmeyin. Mesajı önceki randevulaşmaya ve konuşulması planlanan konuya göre hazırlayın.
Fuar sonrası teşekkür maili: İngilizce üç örnek
Örnekler, bir fren balatası üreticisinin Automechanika Frankfurt sonrasında Fransa’daki üç farklı iş bağlantısına yazmasını anlatıyor.
ÖrnekFren balatası üreticisi. Fuar gerçektir; firmalar, kişiler ve yazışmalar gerçek bir çalışmadan alınmamıştır.
Köşeli parantez içindeki alanları kendi görüşme notlarınızla doldurun. Teknik özellikleri, fiyatları, teslim şartlarını ve belgeleri göndermeden önce doğrulayın.
1. Sıcak görüşme: fiyat listesi isteyen distribütör
Subject: Automechanika follow-up: the brake pad price list you requested
Dear [Name],
Thank you for visiting our stand at Automechanika Frankfurt on [date].
As requested, here is our price list for front brake pads for light commercial vehicles: [price list link].
For the references we discussed, the confirmed lead time is [lead time], under [agreed delivery terms].
Could you send the quantities you need for each reference so we can prepare your quotation?
Best regards,
[Name and surname]
[Job title] · [Company]
[Telephone] · [Website]
Konu satırı, fuarı ve istenen belgeyi birlikte söylüyor. Mesaj önce talebi karşılıyor, ardından teklif hazırlamak için gereken tek bilgiyi istiyor.
Teslim süresi henüz belli değilse tahmininizi kesin bilgi gibi yazmayın. Bunun yerine, süreyi hangi tarihte teyit edeceğinizi belirtin. Alıcı miktarları zaten verdiyse aynı bilgiyi yeniden istemeyin; son paragrafı görüşmede kararlaştırılan adıma göre değiştirin.
2. Orta görüşme: ikinci tedarikçiyi değerlendiren filo işletmesi
Subject: Following up on your fleet requirements — Automechanika
Dear [Name],
It was good to meet you at Automechanika Frankfurt.
You mentioned that your team is reviewing a second brake pad supplier for your delivery vans next year.
Here is the technical information for the product range we discussed: [relevant document link].
Which van models and model years should we focus on? With that information, we can check the matching references and available approval documents.
Best regards,
[Name and surname]
[Job title] · [Company]
[Telephone] · [Website]
Bu mesaj, görüşmede konuşulan ihtiyaca dönüyor. Bütün ürünleri tanıtmak yerine, doğru ürün ve belgeyi seçmek için gerekli bilgiyi soruyor.
R90 gibi bir onaydan söz edecekseniz, belgenin hangi ürün referanslarını kapsadığını kontrol edin. Bir ürünün belgesini bütün ürün grubuna aitmiş gibi sunmayın.
3. Genel görüşme: kısa konuşup kartvizit bırakan ziyaretçi
Subject: The brake pad range we discussed at Automechanika
Dear [Name],
Thank you for stopping by our stand at Automechanika Frankfurt on [date].
We briefly discussed brake pads for the hybrid and electric cars serviced by your workshops.
Here is the reference list for the range you looked at: [relevant product link].
Best regards,
[Name and surname]
[Job title] · [Company]
[Telephone] · [Website]
Bu örneği yalnızca gerekli gönderim koşulları sağlandığında kullanın. Kartvizit bırakılması, her ülkede tanıtım e-postası veya düzenli takip izni verildiği anlamına gelmez.
Tanıtım niteliğindeki mesajlarda gönderenin kimliği, adresin kaynağı ve iletişimi durdurma yolu açık olsun. Örneğin, duruma uygun olarak şu açıklama kullanılabilir:
We received your contact details when we met at our stand at Automechanika Frankfurt. We are contacting you about the products we discussed. If you do not want further follow-up emails, please reply “no” and we will stop. Privacy information: [privacy notice link].
Bu açıklama, gerekli olduğu yerde önceden alınması gereken iznin yerine geçmez. Tam bilgilendirmenin kapsamını da yalnızca bu birkaç cümleyle sınırlamayın.
İlk iki iş gününe hazırlanmak: görüşme notu ve mesaj kontrolü
İki iş günlük hedefi tutturmak için hazırlığı fuar sırasında yapın. Her günün sonunda görüşme notlarını tamamlayın, istenen belgeleri belirleyin ve mesaj taslaklarını hazırlayın.
Aşağıdaki bilgiler, teşekkür e-postasını kişiye özel yazmak için yeterli bir başlangıç sağlar:
| Kaydedilecek bilgi | E-postada nasıl kullanılır? |
|---|---|
| Firma, ülke ve ilgili yetkili | Doğru kişiye hitap etmek ve gönderim koşullarını değerlendirmek için. |
| Görüşme tarihi ve görüşmeyi yapan kişi | Fuar görüşmesini hatırlatmak ve yazışmayı doğru kişi üzerinden sürdürmek için. |
| Konuşulan ürün veya uygulama | Konu satırını ve ilk paragrafı kişiselleştirmek için. |
| İstenen belge, fiyat veya numune | İlk mesajda hangi talebin karşılanacağını belirlemek için. |
| Sonraki adım ve kararlaştırılan tarih | Belirsiz bir “haberleşelim” ifadesi yerine somut adım yazmak için. |
| İletişim talebi, izin kapsamı ve itiraz | Hangi konuda yazılabileceğini ve hangi gönderimlerin durdurulacağını görmek için. |
| Sorumlu kişi ve öncelik | İşin kimde olduğunu ve ne zaman tamamlanacağını takip etmek için. |
Mesajın yapısını kısa tutun: görüşmeyi hatırlatın, istenen bilgiyi verin, gerekiyorsa tek bir sonraki adım önerin.
Göndermeden önce kişi ve firma adını, ürün referansını, belge bağlantısını ve tarihleri kontrol edin. Bağlantı kullanıyorsanız alıcının dosyaya erişebildiğinden emin olun. Alıcı belgeyi ek olarak istediyse bu tercihi dikkate alın.
Teşekkür e-postasından sonra: teklif, numune ve görüşme
İlk mesajdan sonraki temas, önceki yazışmaya yeni ve ilgili bir bilgi eklemeli. Hangi adımın uygun olduğunu, alıcının talebi ve görüşmenin ilerleyişi belirler.
| Adım | Ne zaman anlamlı? | Kayda ne yazılmalı? |
|---|---|---|
| Teklif | Ürün referansı, miktar ve teklif için gereken bilgiler netleştiğinde. | Kapsam, teklif tarihi, geçerlilik süresi ve sorumlu kişi. |
| Numune | Alıcı deneme yapmak istediğinde ve deneme koşulları netleştiğinde. | Numuneyi kimin değerlendireceği, hangi ölçütlere bakılacağı ve sonuç görüşmesinin tarihi. |
| Görüşme veya ziyaret | Teknik, ticari ya da üretimle ilgili konuları birlikte değerlendirmek gerektiğinde. | Görüşmenin amacı, katılımcılar, tarih ve beklenen karar. |
Numune göndermeden önce deneme planını konuşun. Görüşme önerirken de neden görüşmek istediğinizi söyleyin: ürün eşleştirmesi, numune sonucu veya teklif koşulları gibi.
Yanıt gelmediğinde aynı mesajı tekrar tekrar göndermek yerine, görüşme notuna ve gönderim koşullarına dönün. Yeni bir bilgi veya kararlaştırılmış bir adım yoksa yazışmayı duraklatın.
90 günlük takip takvimi
Aşağıdaki takvim, işleri ve sonuçları izlemek için önerilen bir plandır. Her satır yeni bir e-posta gönderileceği anlamına gelmez. Alıcının yanıtı, talep ettiği tarih ve iletişim tercihi planın önüne geçer.
| Dönem | Sıcak | Orta | Genel |
|---|---|---|---|
| Fuar günleri | İstenen bilgi ve sonraki adım kaydedilir. | İhtiyaç ve konuşulan ürün kaydedilir. | Görüşmenin kapsamı ve iletişim tercihi kaydedilir. |
| İlk iki iş günü | Söz verilen belge veya bilgi gönderilir. | Gönderim koşulları uygunsa görüşülen konuya dönülür. | Gönderim koşulları uygunsa kısa hatırlatma yapılır. |
| 1. hafta | Bilgiler tamamsa teklif hazırlanır. | Gelen yanıta göre doğru belge veya ürün bilgisi seçilir. | Yanıt ve iletişim tercihi kontrol edilir. |
| 2. hafta | Kararlaştırılan tarihte teklif değerlendirilir. | Gerekliyse tek bir ilgili hatırlatma yapılır. | Yeni bir gerekçe yoksa gönderim yapılmaz. |
| 3–4. hafta | Alıcı isterse numune ve deneme planı hazırlanır. | İhtiyaç netleşmişse teknik görüşme yapılır. | Yalnızca ilgili yeni bilgi ve uygun gönderim koşulları varsa devam edilir. |
| 6–8. hafta | Deneme sonucu, teklif veya ziyaret görüşülür. | İlerleyen fırsatlar takip edilir; yanıtsız kayıtlar gözden geçirilir. | Yanıt yoksa aktif takip durdurulur. |
| 90. gün | Teklif ve sipariş durumu raporlanır. | Yanıtlar ve oluşan talepler raporlanır. | Yanıtlar ve kapatılan kayıtlar raporlanır. |
Alıcı “üç ay sonra konuşalım” dediyse aradaki haftaları mesajlarla doldurmayın. İletişim istemediğini söylediyse tanıtım amaçlı takibi durdurun. E-posta adresi çalışmıyorsa sorunu çözmeden aynı adrese göndermeye devam etmeyin.
90. gün, bu rehberde kullanılan değerlendirme noktasıdır. Açık bir teklif veya devam eden teknik değerlendirme varsa takibi karşılıklı planla sürdürün.
90 günlük takip takvimini Excel olarak indirin.
90 günlük takip takvimi
Her görüşme bir satır, her dönem bir sütun; tarihler fuarın son gününden hesaplanır.
Excel · 14 KB
Fuarda tanışılan kişiye e-posta gönderirken izin ve talep kapsamı
Önce iki durumu ayırın: Ziyaretçinin açıkça istediği fiyat listesini veya teknik belgeyi göndermek ile onu sonraki tanıtım mesajlarına dâhil etmek farklı kapsamlar taşır. Belirli bir talebi, sınırsız takip izni olarak yorumlamayın.
Mesajın adına “teşekkür” yazılması, içeriğinin ve amacının değerlendirilmesini değiştirmez. CNIL, bilgilendirme görünümündeki mesajların da amaçlarına göre ticari tanıtım sayılabileceğini açıklıyor. CNIL — Elektronik iletişim kuralları
Aşağıdaki özet, yeni firmalar arası (B2B) fuar temasları için başlangıç noktasıdır. Ülkenin yanında alıcının niteliği, mesajın amacı, talebin kapsamı ve mevcut ilişki de değerlendirilmelidir.
| Ülke | Temel çerçeve ve fuar görüşmesine etkisi |
|---|---|
| Fransa | CNIL’e göre B2B tanıtımda önceden izin her durumda zorunlu değildir. İletişim kişinin mesleki faaliyetiyle ilgili olmalı; kişi verisinin kaynağı ve mesajın amacı konusunda bilgilendirilmeli, yeni mesajlara kolayca itiraz edebilmelidir. “Fransa’da izin gerekmez” şeklinde genel bir sonuç çıkarılmamalıdır. CNIL |
| Almanya | UWG §7, reklam amaçlı e-posta için kural olarak önceden açık izin arar. Mevcut müşterilere benzer ürünlerin tanıtımı için birlikte sağlanması gereken şartları olan bir istisna bulunur. Yeni bir fuar tanışıklığını doğrudan bu istisna kapsamında değerlendirmeyin. UWG §7 |
| Polonya | Elektronik İletişim Kanunu’nun 398. maddesi, doğrudan pazarlama dâhil ticari bilgi gönderiminde önceden izin şartını düzenler. Adresin ticari bilgi almak amacıyla verilmesi de düzenlemede yer alır; adresin hangi amaçla verildiğini kaydedin. Kanun, m. 398 |
| Romanya | 506/2004 sayılı Kanun’un 12. maddesi, ticari e-postalarda önceden açık izin şartını düzenler; ilgili hükümler tüzel kişi abonelere de uygulanır. Mevcut müşterilere benzer ürünler için tanınan istisnanın ayrıca koşulları vardır. ANSPDCP — Kanun, m. 12 |
| Hollanda | ACM’nin rehberi, önceden izin, açık gönderen kimliği ve kolay çıkış imkânını temel alır; mevcut müşteriler için ilişkili ürün ve hizmet istisnasını açıklar. Yeni fuar temaslarında önerimiz, tanıtım amaçlı takibi açık ve kayıtlı bir izin üzerinden planlamaktır. ACM — Spamı önleme rehberi |
Görüşme notunda ziyaretçinin ne istediğini, hangi konuda iletişimi kabul ettiğini, tarihi ve kaydı alan kişiyi belirtin. “Kartvizit verdi” veya “itiraz etmedi” ifadelerini bütün ülkelerde geçerli bir izin kanıtı gibi kullanmayın.
Gönderimden emin olmadığınız durumda, ilgili ülke ve mesaj özelindeki koşulları netleştirin. Bir belge talebini karşılamak için gereken yazışmayı, ilgisiz ürün tanıtımı veya bülten kaydıyla genişletmeyin.
Fuarın getirdiği teklif taleplerini ölçmek
Kartvizit, yanıt, numune talebi, teklif talebi ve siparişi ayrı izleyin. Böylece teşekkür e-postalarının ardından hangi görüşmelerin ilerlediğini görebilirsiniz.
Aynı firmadan gelen birden fazla mesajı yeni teklif talepleri gibi saymayın. Fuarda zaten alınmış talepler ile fuar sonrasındaki yazışmalarda oluşan talepleri de ayırın.
| Gösterge | Nasıl tanımlanmalı? |
|---|---|
| Görüşme sayısı | Randevulu ve randevusuz görüşmeleri ayrı kaydedin. Görüşme adedi ile benzersiz firma sayısını karıştırmayın. |
| Görüşme tipi | Sıcak, orta ve genel kayıtların dağılımını gösterin. |
| Zamanında ilk mesaj | İlk iki iş gününde gönderilen ilk mesaj sayısını, bu sürede ilk mesaj gönderilmesi uygun ve planlanmış kayıt sayısına bölün. Gönderim yapılmama nedenlerini ayrıca tutun. |
| Yanıt veren firma | Otomatik tatil yanıtlarını ayırarak yanıt veren benzersiz firmaları sayın. |
| Teklif talebi | Belirli bir ürün veya ihtiyaç için fiyat ya da teklif isteyen benzersiz firmaları sayın. Numune talebini ayrıca kaydedin. |
| Verilen teklif | Teklifleri kaydedin; aynı teklifin revizyonlarını yeni fırsat gibi saymayın. |
| Sipariş | Fuarla ilişkilendirilen fırsatlardan gelen siparişleri izleyin; 90. günden sonra da güncelleyin. |
| Toplam fuar gideri | Katılım, stant, ulaşım, konaklama, numune, tanıtım ve takip için belirlediğiniz gider kapsamını her fuarda tutarlı kullanın. |
| Teklif talebi başına maliyet | Toplam fuar giderini teklif isteyen benzersiz firma sayısına bölün. Talep yoksa maliyeti sıfır göstermeyin; “hesaplanamadı — teklif talebi yok” olarak belirtin. |
Destek tahsil edildiyse brüt gideri ve destek düşüldükten sonraki net gideri ayrı gösterin. Henüz tahsil edilmemiş tutarı tahsil edilmiş gibi kaydetmeyin.
Teklif talebi başına maliyet, tek başına kârlılığı göstermez. Fuarın finansal sonucunu değerlendirmek için siparişleri, ilgili maliyetleri ve gerçekleşen kazancı da izlemek gerekir.
Fuar ölçüm tablosunu Excel olarak indirin.
Fuar ölçüm tablosu
Fuar raporunun satırları, her fuar bir sütun; teklif talebi başına maliyet hesaplanır.
Excel · 8 KB
Takibe başlamak
Kendi ekibinizle ilerliyorsanız, takip takvimine her görüşmenin sorumlusunu ve sonraki adımını işleyerek başlayın.
Randevu planını, stant görüşmelerini ve görüşmeye özel takip yazışmalarını birlikte yürütmek için Fuar Pazarlaması hizmetinin kapsamını inceleyebilirsiniz.
Fuar görüşmesi olmayan bir firmaya ilk kez yazacaksanız, İngilizce tanıtım maili rehberindeki örneklere bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Fuar sonrası teşekkür maili ne zaman gönderilmeli?
Bu rehberde önerilen hedef, fuarın bitiminden sonraki iki iş günüdür. Görüşmede belirli bir tarih verdiyseniz onu esas alın. Belge hazır değilse hazırlanma durumunu ve ne zaman göndereceğinizi açıklayın.
İngilizce teşekkür mailinin konu satırı nasıl olmalı?
Fuarın adını ve görüşülen konuyu veya istenen belgeyi birlikte belirtin. Örneğin, “Automechanika follow-up: the brake pad price list you requested” konu satırı, mesajın neden gönderildiğini açıklar. Gerçekten istenmemiş bir belge için “you requested” kullanmayın.
Fuar sonrası mail örnekleri olduğu gibi kullanılabilir mi?
Yapılarını kullanabilirsiniz. Kişi adı, ürün, görüşme tarihi, belge ve sonraki adımı kendi notlarınıza göre değiştirin. Örnekteki teslim süresi, teknik özellik veya sertifika ifadesini doğrulamadan mesajınıza taşımayın.
Cevap gelmezse ne zaman tekrar yazmalıyım?
Önce görüşmede kararlaştırılan tarihe bakın. Bir tarih yoksa ve gönderim koşulları uygunsa, bu rehberdeki planda ikinci hafta bir kontrol noktasıdır. Yeni ve ilgili bir bilgi yoksa aynı mesajı tekrarlamayın; alıcı iletişim istemiyorsa takibi durdurun.
Kartvizit veren herkese teşekkür maili gönderebilir miyim?
Kartviziti hangi amaçla verdiği ve mesajın kapsamı önemlidir. Açık bir belge talebini kaydedin; bunu düzenli tanıtım izni gibi yorumlamayın. Ülke tablosundaki koşulları ve alıcının iletişim tercihini birlikte değerlendirin.
Katalog eklemeli miyim?
Önce istenen belgeyi gönderin. Alıcı belirli bir ürünün fiyatını veya teknik föyünü sorduysa, o bilgiyi kolayca bulabileceği biçimde verin. Katalog istediyse kataloğu paylaşın; ek veya bağlantı tercihini dosyanın boyutuna, erişimine ve alıcının isteğine göre yapın.
Kaynaklar
Erişim: 4 Kasım 2026
- Messe Frankfurt, Automechanika Frankfurt 2026, sonuç raporu, 12 Eylül 2026
- CNIL (Fransa), Communication électronique : quelles règles ?, 10 Haziran 2026
- Almanya, Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), § 7
- Polonya, Prawo komunikacji elektronicznej, Dz.U. 2024 poz. 1221, m. 398
- ANSPDCP (Romanya veri koruma kurumu), Legea 506/2004, m. 12
- ACM (Hollanda Tüketici ve Piyasalar Kurumu), Spam voorkomen in uw reclame